Quy trình thực hiện đăng ký mã số mã vạch

Đăng ký mã số mã vạch là bước cần thiết để sản phẩm kinh doanh của doanh nghiệp được quản lý và phân phối thuận lợi. Mã vạch giống như “chứng minh thư” của mỗi sản phẩm, giúp ngăn ngừa hàng giả, hàng nhái và cho phép người tiêu dùng kiểm tra nguồn gốc sản phẩm. Sử dụng mã vạch còn tạo niềm tin với khách hàng và là điều kiện để đưa hàng vào các kênh phân phối hiện đại như siêu thị. Hơn nữa, mã vạch giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa chính xác hơn, tự động hóa việc kiểm kê và giảm chi phí nhân công so với xử lý thủ công.

Các bước thực hiện đăng ký mã số mã vạch

Doanh nghiệp hiện thực hiện đăng ký mã số mã vạch qua Cổng thông tin điện tử của GS1 Việt Nam (Trung tâm Mã số mã vạch Quốc gia) tại trang web vnpc.gs1.gov.vn. Quy trình bao gồm các bước cơ bản sau:

1. Lập tài khoản đăng ký: Truy cập trang thông tin của Trung tâm Mã số mã vạch Quốc gia và đăng ký tài khoản doanh nghiệp. Tài khoản này sẽ dùng để quản lý hồ sơ và theo dõi kết quả đăng ký mã số mã vạch
2. Đăng nhập và hoàn thiện thông tin: Đăng nhập vào tài khoản, hoàn thiện hồ sơ đăng ký với các thông tin doanh nghiệp. Xác định nhu cầu sử dụng mã số phù hợp: ví dụ nếu doanh nghiệp có dưới 100 chủng loại sản phẩm (chủng loại = mỗi biến thể đóng gói) thì nên đăng ký loại mã GS1 10 chữ số (GCP-10), cho phép gán mã cho tối đa 100 sản phẩm (từ 00 đến 99). Với hơn 100 loại sản phẩm, doanh nghiệp có thể chọn mã GS1 9 chữ số (GCP-9) dùng cho dưới 1.000 sản phẩm. Việc chọn loại mã phù hợp ngay từ đầu giúp tiết kiệm chi phí duy trì và tránh phải đăng ký bổ sung sau này.
3. Nộp hồ sơ trực tuyến: Chuẩn bị hồ sơ điện tử theo quy định, bao gồm Đơn đăng ký sử dụng mã số mã vạch (Mẫu số 12 ban hành kèm Nghị định 13/2022/NĐ-CP) và bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh) (không quá 6 tháng). Tải các tài liệu này lên hệ thống đăng ký trực tuyến và đóng phí đăng ký theo hướng dẫn (thường qua chuyển khoản ngân hàng). Sau khi hồ sơ điện tử hợp lệ được nộp, doanh nghiệp sẽ nhận được xác nhận tiếp nhận hồ sơ
4. Hoàn thiện hồ sơ bản cứng: Chuẩn bị đơn đăng ký cùng bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh) (không quá 6 tháng), ngoài ra có thể gửi kèm bản photo biên lai Đóng lệ phí cấp mã theo loại mã đã chọn. Sau đó, nộp hồ sơ bản cứng về Trung tâm Mã số Mã vạch Quốc gia tại địa chỉ: Số 08 Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Đô, Quận Cầu Giấy, Hà Nội. Ở bước này, doanh nghiệp cần lưu ý chuẩn bị đầy đủ tài liệu (đã chứng thực) để tránh bị trả hồ sơ bổ sung.
5. Theo dõi kết quả trên hệ thống: Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp theo dõi tiến độ duyệt hồ sơ trực tuyến qua tài khoản đã đăng ký. Theo quy định, Thời gian dự kiến được cấp mã tạm thời là 5 ngày làm việc  kể từ ngày tiếp nhập hồ sơ hợp lệ sẽ được cấp mã tạm thời để in nhãn, in ấn bao bì sản phẩm. Trong 20 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch (bản cứng) cho doanh nghiệp. Mã tạm thời trước tiên được chuyển về tài khoản đăng ký để in ấn nhãn mã vạch, sau đó bản cứng Giấy chứng nhận mới được gửi về địa chỉ đăng ký. Trên thực tế, thời điểm hiện tại trong thời gian hoàn thiện cơ cấu tổ chức và hoạt động của Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia hoặc do số lượng hồ sơ đăng ký quá tải nên thời gian cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch cho các Doanh nghiệp bị chậm so với thời hạn quy định.

Trong trường hợp đơn vị không thể tự hoàn thiện thủ tục, gặp vướng mắc về hồ sơ hoặc muốn tiết kiệm thời gian, quý khách có thể liên hệ với đơn vị chuyên nghiệp để được hỗ trợ. Qua bài viết, có thể thấy LTP Legal là đơn vị có kinh nghiệm tư vấn thực tế và thực hiện toàn bộ quy trình đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm. Quý doanh nghiệp liên hệ với LTP Legal qua số 0842.527.247 (Zalo/điện thoại) hoặc email lienhe@ltplegal.vn để được tư vấn và hỗ trợ đăng ký nhanh chóng và chính xác.